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电子邮件沟通政策

2006年的秋季秋季

政策声明

为了满足大学社区的学术和行政需求,南部大学已将电子邮件作为与其所有学生的官方和主要沟通方式,接受和/或注册。 在某些情况下,电子邮件可能是唯一的通信形式。为所有接受和/或注册的学生创建官方大学被分配的电子邮件帐户通常以形式为 firstname.lastname @ maine.edu.。学生们负责通过他们的大学分配的电子邮件帐户阅读向他们发送给他们的所有信息。无论电子邮件帐户偏好如何,大学分配的电子邮件帐户都是主媒体“业务”电子邮件地址。该大学有权预期,这些沟通将及时收到和阅读。 2006年秋季,学生必须通过他们的大学被分配的电子邮件账户来向他们传达到他们的大多数大学信息势必要求。保密信息不会通过电子邮件发送。如果大学需要将敏感信息传达给学生,并且无法使用密码保护的学生自助服务场所无法传达信息,大学将通过美国邮政服务(USPS)发送信息。大学保留通过电子邮件向学生通知学生的权利,当您对学生部分的任何行动可能是必要的时。可以使用大学的学生信息系统来完成一些操作,这些系统可通过密码保护的特殊链接提供。

“官方”的定义

任何及时通知,将对学生产生积极或负面影响,例如:

  • 学生记录(包括财务援助状况)
  • 学术计划/完成学位
  • 大学社区内的出勤率,行为,安全或地位
  • 了解联邦,州或地方法律要求的信息

学生职责和期望

  • 学生负责激活分配的大学电子邮件帐户。该 帐户激活网站//mail.maine.edu 为此目的而设计。
  • 预计学生将在频繁(每日)的基础上检查他们的电子邮件,因为他们进行了USPS邮件,以保持与大学相关的通信的当前。
  • 学生有责任认识到某些通信可能是一个时间至关重要的。
  • 学生不应该认为电子邮件是私人和机密的。学生不应该使用电子邮件来传达机密或敏感信息。为了最大限度地减少风险,可以通过受密码保护的特殊链接来提供机密信息。大学永远不会要求学生密码。
  • 虽然大学强烈建议,但学生没有将发送给他们的大学电子邮件帐户的电子邮件重定向,学生可能会将他们的大学电子邮件从他们的官方@ maine.edu地址重定向到另一个电子邮件地址,例如@ hotmail.com或@ aol.com ,但有自己的风险。通过电子邮件重定向并未向学生发出与发送到@ Maine.edu帐户的官方通信相关的职责。
  • 要求学生每天检查和阅读电子邮件。由于转发或重定向邮件,邮箱空间不足或返回到大学的电子邮件而导致的错误可能导致通过电子邮件分发的丢失通知或截止日期。只要通过USPS发送信息,学生们负责代理发送给他们大学的所有电子邮件的电子邮件。
  • 该大学为其学术和行政办公室提供通用部门的电子邮件地址。除非另有说明,否则学生应该在与大学通信时使用“回复”命令。这使得部门控制在路由方面需要对学生提供适当的员工或该部门中的任何人可以向学生提供服务。
  • 预计学生将定期检查部门网站,以获取最新的大学信息。小册子,小册子和联邦政府的材料/通知将随时可供学生经常访问,在他们的方便和没有通知。大学对学生未能访问此类材料并不负责。
  • 残疾学生应与残疾服务中心合作,使大学可以满足学生,大学对这一政策的需求。

大学职责和期望

  • 该大学有一个专门为学生设计的帐户激活网站,以激活他们的电子邮件帐户。
  • 该大学的学术和行政办公室不会使用电子邮件来传达机密或敏感信息。为了最大限度地减少风险,可以通过密码保护或通过USPS发送的特殊链接来提供机密信息。只有“官方”的大学企业,不包含个人或敏感信息将通过电子邮件传达。
  • 该大学保留使用电子邮件作为唯一形式的宣传“官方”大学业务的权利。始发学术或行政部门将选择最适合特定公告和目标集团的沟通形式。
  • 始发的学术或行政部门负责通过大学批准的软件应用程序通过其大学电子邮件地址对学生进行休息时间敏感的材料。
  • 始发的学术或行政部门负责与学生的“官方”沟通的内容。
  • 入学办公室负责联系已接受的本科生。
  • 研究生入学办公室负责联系已接受的研究生。
  • 除了希望联系本科学生的入学办公室以外的部门应与入场办公室协调。
  • 除了接触已接受的研究生的研究生办公室以外的部门应与研究生办公室协调。
  • 大学将在必要时与残疾服务中心合作,确保大学能够拥有学生和大学对这一政策的需求。

隐私

违反了官方电子邮件地址的任何用户的大学政策,以冒充大学办公室,教师/工作人员或学生,见 电子邮件政策,政策原则。应该警告用户只能将消息发送到预期的“目标”组。同样,用户应该在使用电子邮件时使用极限警告来传达机密或敏感信息,并且不应该假设电子邮件是私有和机密的。该大学不会使用电子邮件来传输机密或敏感信息。为了最大限度地减少风险,可以通过密码保护的特殊链接提供机密信息,或者大学将通过美国邮政服务发送信息。